Von der Longlist zur Shortlist: 20 Agenturen auf 3 reduzieren

Zwanzig Kandidaten auf einer Liste sind ein guter Ausgangspunkt und ein schlechter Endzustand. Wer alle zwanzig gleich intensiv prüft, verbringt Wochen mit Recherche; wer willkürlich streicht, verliert womöglich genau den Anbieter, der gepasst hätte. Die Lösung ist keine bessere Intuition, sondern eine Reihenfolge: erst die Prüfungen, die Minuten kosten, dann die, die Stunden kosten.

Dieser Guide beschreibt vier Filterstufen mit Zeitbedarf, K.-o.-Kriterien und einem gewichteten Bewertungsraster. Er setzt dort an, wo die Kandidatensuche endet – wie Sie überhaupt an eine Longlist kommen, steht in Wo finde ich eine Softwareagentur? 7 Wege im Vergleich.

Warum die Reihenfolge über den Aufwand entscheidet

Jede Prüfung hat einen Preis in Zeit. Ein Blick ins Impressum kostet zwei Minuten, ein Erstgespräch anderthalb Stunden inklusive Vor- und Nachbereitung. Der Unterschied ist Faktor 45. Wer die teuren Prüfungen zuerst durchführt, zahlt diesen Faktor auf die volle Kandidatenzahl – wer sie zuletzt durchführt, nur auf die letzten fünf.

Das klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber regelmäßig verletzt: Der häufigste Fehler ist, allen zwanzig Kandidaten gleichzeitig eine ausführliche Anfrage zu schicken. Das erzeugt zwanzig Rückfragen, zwanzig Terminvorschläge und eine Auswahl, die an der eigenen Kapazität scheitert statt an Kriterien.

Die vier Filterstufen im Überblick

Stufe	Was geprüft wird	Zeit je Kandidat	Reduktion
0 – Vorbereitung	K.-o.-Kriterien und Gewichtung festlegen	einmalig 30–45 Min.	–
1 – Formalfilter	Existenz, Größe, Standort, Sprache, Leistungsspektrum	5 Min.	20 → 12
2 – Fachfilter	Referenzen, Technologie, Branche, typische Projektgröße	15 Min.	12 → 7
3 – Kurzanfrage	Reaktionszeit, Rückfragenqualität, Verfügbarkeit, Budgetrahmen	20 Min. aktiv	7 → 5
4 – Erstgespräch	Problemverständnis, Team, Prozess, Zusammenarbeit	60–90 Min.	5 → 3

Stufe 0: K.-o.-Kriterien festlegen, bevor Sie prüfen

Ein K.-o.-Kriterium ist eine Bedingung, deren Verletzung den Kandidaten unabhängig von allen Stärken ausschließt. Der Sinn liegt darin, sie vorher zu definieren – sonst rechtfertigen Sie später Ausnahmen für Anbieter, die Ihnen sympathisch sind. Drei bis fünf Kriterien reichen; mehr macht die Liste beliebig.

Bewährte K.-o.-Kriterien:

• Nutzungsrechte am Quellcode werden nicht vollständig eingeräumt. Warum das kritisch ist, erläutert der Guide Nutzungsrechte und Quellcode.
• Kein Werkvertrag möglich, obwohl Sie ein klar umrissenes Ergebnis brauchen. Der Werkvertrag nach § 631 BGB schuldet einen Erfolg, der Dienstvertrag nur die Tätigkeit – die Unterscheidung vertieft Werkvertrag oder Dienstvertrag.
• Frühester Starttermin liegt nach Ihrem Stichtag. Das härteste und am häufigsten ignorierte Kriterium.
• Keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, obwohl personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Mindestprojektvolumen liegt über Ihrem Budget – oder das übliche Projektvolumen der Agentur liegt weit darunter.

Legen Sie in derselben Sitzung die Gewichtung der Bewertungskriterien fest (siehe unten). Wer erst gewichtet, nachdem er die Kandidaten kennt, gewichtet auf das gewünschte Ergebnis hin.

Stufe 1: Formalfilter – fünf Minuten pro Kandidat

Diese Stufe beantwortet eine einzige Frage: Kommt der Anbieter grundsätzlich infrage? Sie arbeiten ausschließlich mit öffentlich verfügbaren Informationen und nehmen keinen Kontakt auf.

• Formale Existenz und Alter: Registereintrag prüfen (in Deutschland über das Unternehmensregister, in Österreich über das WKO Firmen A-Z). Firmierung und Sitz müssen zur Website passen.
• Teamgröße: plausibel im Verhältnis zu Ihrem Projekt – als Faustregel sollte Ihr Vorhaben weder das größte noch das kleinste im Portfolio der Agentur sein.
• Leistungsspektrum: Steht Ihre Kernleistung explizit auf der Website oder nur implizit („digitale Lösungen")?
• Sprache und Zeitzone: passend zu Ihrem Team.
• K.-o.-Kriterien aus Stufe 0, soweit öffentlich erkennbar.

Von zwanzig Kandidaten überstehen erfahrungsgemäß zehn bis zwölf diese Stufe. Dokumentieren Sie den Ausschlussgrund in einem Satz – das brauchen Sie später für die interne Begründung.

Stufe 2: Fachfilter – fünfzehn Minuten pro Kandidat

Jetzt geht es um Passung statt um Formalien. Sie lesen Referenzprojekte, prüfen den Technologie-Stack und ordnen die typische Projektgröße ein.

• Vergleichbare Projekte: Gibt es mindestens ein beschriebenes Projekt mit ähnlicher Aufgabenstellung, Größenordnung oder Systemlandschaft? Ein Logo-Raster ohne Projektbeschreibung zählt nicht.
• Technologiepassung: Setzt die Agentur die Technologien ein, die Sie brauchen – oder solche, die sie beherrscht und Ihnen deshalb empfiehlt? Beides ist legitim, sollte aber bewusst bewertet werden. Hilfestellung: Technologie-Stack auswählen.
• Branchennähe: hilfreich, aber selten entscheidend – wichtiger ist Erfahrung mit vergleichbarer fachlicher Komplexität.
• Bewertungen und Reputation: Achten Sie auf das Gesamtbild und darauf, ob die Plattform offenlegt, wie sie die Echtheit von Bewertungen sicherstellt – § 5b Abs. 3 UWG verlangt nach unserem Verständnis genau diese Auskunft. Wenige, aber nachvollziehbare Bewertungen sind aussagekräftiger als viele anonyme.
• Kontinuität: Wechselt das Team ständig? Öffentliche Profile und Blogbeiträge geben Hinweise.

Nach dieser Stufe bleiben typischerweise sechs bis acht Kandidaten übrig. Wer weniger als fünf übrig hat, sollte die Longlist erweitern statt die Kriterien aufzuweichen.

Stufe 3: Kurzanfrage – die erste echte Interaktion

Erst jetzt nehmen Sie Kontakt auf, und zwar mit einer kurzen, identischen Anfrage an alle verbliebenen Kandidaten. Sie fragen bewusst noch kein Angebot an, sondern testen die Zusammenarbeit im Kleinen.

Eine gute Kurzanfrage enthält: das Vorhaben in fünf bis zehn Sätzen, den Budgetrahmen als Größenordnung, den gewünschten Startzeitpunkt und drei Fragen – frühester Starttermin, wer im Projekt arbeiten würde, grobe Aufwandseinschätzung. Wie Sie das Vorhaben belastbar beschreiben, steht im Guide Das perfekte Briefing für Ihre Digitalagentur.

Bewertet wird nicht nur die Antwort, sondern das Antwortverhalten:

• Reaktionszeit: Innerhalb von zwei Werktagen ist normal. Wer sich eine Woche Zeit lässt, wird das im Projekt wieder tun.
• Rückfragen: Das wichtigste Signal überhaupt. Ein Anbieter, der ohne jede Rückfrage eine Zahl nennt, hat entweder nicht gelesen oder rät.
• Ehrlichkeit zur Verfügbarkeit: Ein klares „frühestens im November" ist wertvoller als ein vages „das bekommen wir hin".
• Adressierung: Individuelle Antwort oder Textbaustein?

Nach Stufe 3 bleiben vier bis fünf Kandidaten. Ein bis zwei fallen dabei nicht durch Ihre Bewertung heraus, sondern sagen selbst ab – das ist normal und ein Grund, nicht mit zu kleiner Longlist zu starten.

Stufe 4: Erstgespräch – aus fünf werden drei

Das Erstgespräch ist die teuerste Prüfstufe und deshalb die letzte. Planen Sie 45 bis 60 Minuten Gespräch plus Vor- und Nachbereitung, und führen Sie alle Gespräche innerhalb von zehn Tagen – sonst verzerrt die Erinnerung den Vergleich. Welche Fragen sich lohnen und welche Antworten Warnsignale sind, steht ausführlich in Das Erstgespräch mit der Softwareagentur.

Füllen Sie das Bewertungsraster unmittelbar nach jedem Gespräch aus, nicht am Ende der Woche. Die drei Kandidaten mit den höchsten Werten bilden die Shortlist und erhalten die vollständige Angebotsanfrage.

Das Bewertungsraster

Ein gewichtetes Raster zwingt Sie, Prioritäten vor der Bewertung festzulegen, und macht die Entscheidung intern begründbar. Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1 bis 5 und multiplizieren Sie mit dem Gewicht. Die Gewichte unten sind ein Vorschlag für ein mittelgroßes Individualprojekt – passen Sie sie an, aber tun Sie es in Stufe 0.

Kriterium	Gewicht	Agentur A	Agentur B	Agentur C
Nachweisbare vergleichbare Projekte	25 %	5	3	4
Technologiepassung	20 %	4	5	3
Verfügbarkeit zum Wunschtermin	15 %	3	5	2
Kommunikationsqualität	15 %	4	4	5
Preisniveau	15 %	3	4	5
Vertragsbedingungen und Rechte	10 %	4	3	4
Gewichtete Summe	100 %	3,95	4,00	3,80

Die Rechnung für Agentur A: 0,25 × 5 + 0,20 × 4 + 0,15 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 3 + 0,10 × 4 = 3,95.

Wichtiger als das Ergebnis ist, was das Beispiel zeigt: Alle drei liegen innerhalb von 0,2 Punkten. Ein Raster mit derart engem Abstand entscheidet nichts – es beweist nur, dass alle drei tragfähig sind. Genau dann gehören alle drei auf die Shortlist und bekommen ein Angebot. Erst wenn ein Kandidat 0,5 Punkte oder mehr zurückliegt, ist der Abstand belastbar.

Beachten Sie außerdem: Dieses Raster bewertet Kandidaten vor dem Angebot. Die spätere Bewertung der eingegangenen Angebote ist eine eigene Übung mit anderen Kriterien – beschrieben in Angebote von Softwareagenturen vergleichen.

Ein durchgerechnetes Beispiel: von 20 auf 3

Dasselbe Vorhaben wie oben: Kundenportal mit ERP-Anbindung, Budgetrahmen rund 120.000 €, Start in vier Monaten, Longlist mit 20 Kandidaten.

Stufe	Kandidaten	Zeit je Kandidat	Gesamtzeit	Danach übrig
0 – Vorbereitung	–	–	45 Min.	20
1 – Formalfilter	20	5 Min.	100 Min.	12
2 – Fachfilter	12	15 Min.	180 Min.	7
3 – Kurzanfrage	7	20 Min.	140 Min.	5
4 – Erstgespräch	5	75 Min.	375 Min.	3
Dokumentation und Abstimmung	–	–	120 Min.	3
Summe			ca. 16 Stunden	3

Rund zwei Arbeitstage, verteilt über drei bis vier Wochen Kalenderzeit – der Großteil davon ist Wartezeit auf Antworten und Termine. Zum Vergleich: Hätten Sie alle 20 Kandidaten zum Erstgespräch eingeladen, wären allein dafür 25 Stunden angefallen, ohne bessere Entscheidungsgrundlage.

Wann Sie eine Stufe überspringen dürfen

Das Verfahren skaliert nach unten. Bei einem Projekt unter 25.000 € genügen häufig zehn Kandidaten, ein zusammengefasster Formal- und Fachfilter und drei Erstgespräche – Gesamtaufwand rund fünf Stunden. Bei einem Projekt über 250.000 € lohnt sich umgekehrt eine zusätzliche Stufe: ein bezahlter Discovery-Workshop mit den beiden Finalisten, bevor Sie den Zuschlag erteilen (siehe Discovery- und Kickoff-Workshop).

Was Sie dagegen nie überspringen sollten, ist Stufe 0. Ohne vorher festgelegte K.-o.-Kriterien und Gewichte wird jede spätere Bewertung zur nachträglichen Begründung eines Bauchgefühls.

Typische Fehler beim Reduzieren

• Zu früh zu tief prüfen. Wer in Stufe 1 schon Referenzkunden anruft, hat nach drei Kandidaten keine Zeit mehr.
• Kriterien während des Verfahrens ändern. Wenn ein sympathischer Anbieter durch ein K.-o.-Kriterium fällt, ist das kein Grund, das Kriterium zu streichen – sondern ein Test, ob es eines war.
• Preis zu früh gewichten. Vor dem Angebot kennen Sie nur Stundensätze, und die sagen wenig über die Gesamtkosten. Ein hoher Satz bei halbem Aufwand ist günstiger.
• Nur eine Person entscheiden lassen. Lassen Sie mindestens eine zweite Person unabhängig bewerten; abweichende Einschätzungen sind der wertvollste Teil des Verfahrens.
• Abgelehnte nicht informieren. Eine kurze Absage kostet zwei Minuten und erhält Ihnen den Zugang zu diesen Anbietern für das nächste Projekt.
• Mit zu kleiner Longlist starten. Bei zehn Kandidaten und normaler Absagequote stehen am Ende zwei Finalisten – und damit kein echter Wettbewerb.

Kurz gefasst

Legen Sie K.-o.-Kriterien und Gewichte fest, bevor Sie den ersten Kandidaten ansehen. Filtern Sie in der Reihenfolge steigender Prüfkosten: Formalien, Fachliches, Kurzanfrage, Gespräch. Rechnen Sie mit rund zwei Arbeitstagen für zwanzig Kandidaten – und mit drei Finalisten, die alle drei tragfähig sind. Den Gesamtablauf davor und danach beschreibt der Leitfaden Softwareagentur finden.

Häufige Fragen

Wie groß sollte die Longlist sein?

Fünfzehn bis fünfundzwanzig Kandidaten bei einem mittelgroßen Projekt. Rechnen Sie damit, dass rund ein Viertel der angefragten Anbieter selbst absagt – wegen Auslastung, Projektgröße oder fehlender Passung. Wer mit zehn startet, hat am Ende oft nur zwei Finalisten und damit keinen echten Vergleich.

Darf ich Kandidaten allein wegen ihrer Größe aussortieren?

Ja, wenn Sie das Verhältnis begründen können. Als Faustregel sollte Ihr Projekt weder das größte noch das kleinste im Portfolio der Agentur sein: Im ersten Fall lernt die Agentur auf Ihre Kosten, im zweiten wird Ihr Vorhaben intern nachrangig behandelt. Die absolute Mitarbeiterzahl allein ist dagegen kein Kriterium.

Sollte ich allen Kandidaten der Longlist eine Anfrage schicken?

Nein. Kontaktieren Sie erst in Stufe 3, also nach Formal- und Fachfilter, und dann nur die verbliebenen sechs bis acht. Alles andere erzeugt Rückfragen, die Sie nicht abarbeiten können, und wirkt auf die Anbieter unseriös.

Wie gehe ich mit Agenturen ohne Bewertungen um?

Nicht ausschließen, sondern anders prüfen. Fehlende Bewertungen bedeuten oft nur, dass die Agentur nie danach gefragt hat. Verlangen Sie stattdessen zwei Referenzkunden zum direkten Gespräch – das ist ohnehin aussagekräftiger als jede Sternebewertung.

Wie dokumentiere ich die Auswahl nachvollziehbar?

Eine Tabelle mit einer Zeile je Kandidat, den Spalten der Bewertungskriterien und einer Spalte „Ausschlussgrund" genügt. Wichtig ist, dass jeder Ausschluss einen Satz Begründung trägt und die Gewichtung vor Beginn feststand – dann hält die Entscheidung auch der Rückfrage aus der Geschäftsführung stand.

Was tue ich, wenn nach Stufe 3 nur noch zwei Kandidaten übrig sind?

Longlist erweitern statt Kriterien senken. Zwei Angebote sind kein Vergleich, sondern eine Wahl zwischen A und B. Gehen Sie zurück zur Kandidatensuche und ergänzen Sie über einen zweiten Kanal – meist reicht ein weiterer halber Tag.

Sollten Preisangaben schon in die Vorauswahl einfließen?

Nur als Ausschlusskriterium, nicht als Bewertungskriterium. Prüfen Sie in Stufe 1, ob das Mindestprojektvolumen zu Ihrem Budget passt. Die eigentliche Preisbewertung gehört an den Punkt, an dem vergleichbare Angebote vorliegen.

Weiterführende Ratgeber

• Softwareagentur finden: der Leitfaden für die Anbieterauswahl – der Gesamtablauf in fünf Phasen
• Wo finde ich eine Softwareagentur? 7 Wege im Vergleich – die Stufe davor
• Die richtige Agentur auswählen: 8 Kriterien – die inhaltliche Tiefe zu jedem Kriterium
• Das Erstgespräch mit der Softwareagentur – Fragenkatalog für Stufe 4
• Angebote von Softwareagenturen vergleichen – die Stufe danach
• Das perfekte Briefing für Ihre Digitalagentur – Grundlage für Kurzanfrage und Angebotsanfrage

Kandidaten sammeln und nebeneinanderlegen: alle Leistungskategorien, alle Standorte, Merkliste und Agenturvergleich.