Große oder kleine Agentur? Teamgröße als Auswahlkriterium

In der Angebotsphase stehen sich oft zwei sehr unterschiedliche Anbieter gegenüber: ein Studio mit fünf Personen und ein Haus mit hundertzwanzig. Beide können dasselbe Projekt umsetzen, und beide haben belastbare Referenzen. Die Frage ist nicht, wer „besser" ist – sondern welches Risiko Sie lieber tragen. Kleine Teams sind nah dran und günstiger, aber verletzlich. Große Häuser sind belastbar und breit aufgestellt, aber teurer und behäbiger, und Ihr Projekt ist dort eines von vielen. Dieser Leitfaden macht Teamgröße zu einem eigenständigen, prüfbaren Auswahlkriterium – ergänzend zu den allgemeinen Prüfpunkten aus Die richtige Agentur auswählen: 8 Kriterien.

Was „groß" und „klein" konkret bedeuten

Im Agenturmarkt ist „groß" ein relativer Begriff: Die allermeisten Anbieter sind gemessen an der allgemeinen Wirtschaft kleine Unternehmen. Die KMU-Definition der Europäischen Kommission zieht die Grenzen bei unter 10 Beschäftigten (Kleinstunternehmen), unter 50 (kleines Unternehmen) und unter 250 (mittleres Unternehmen), jeweils zusätzlich begrenzt über Umsatz oder Bilanzsumme. Übersetzt auf den Agenturmarkt ergeben sich vier praktische Größenklassen:

• Solo und Mikro (1–9): Inhabergeführt, oft ein Kernteam plus Freelancer-Netzwerk. Sie sprechen fast immer direkt mit den Umsetzenden.
• Klein (10–49): Feste Rollen für Projektleitung, Design, Entwicklung; erste eigene Prozesse und Vertretungsregelungen.
• Mittel (50–249): Mehrere Teams parallel, spezialisierte Rollen (Architektur, QA, DevOps, Datenschutz), eigene Standards.
• Groß (250+): Konzernnahe Struktur, formale Prozesse, Ausschreibungsfähigkeit, internationale Standorte.

Achten Sie darauf, ob die genannte Zahl das feste Team meint. Viele Anbieter zählen Freelancer, Partner oder Tochtergesellschaften mit. Die belastbare Frage lautet daher nicht „Wie viele Mitarbeiter haben Sie?", sondern „Wie viele Personen sind fest angestellt, und wie viele davon sind Entwicklerinnen und Entwickler?".

Der direkte Vergleich

Kriterium	Kleine Agentur (bis ~15)	Mittlere Agentur (~15–80)	Große Agentur (80+)
Preisniveau	niedriger	mittel	höher (Overhead, Struktur)
Zugang zur Führung	direkt zur Inhaberin	meist gegeben	über Account-Rollen
Aufmerksamkeit für Ihr Projekt	hoch (Sie sind relevant)	hoch bis mittel	abhängig vom Auftragsvolumen
Ausfallsicherheit	gering (Bus-Faktor)	solide	hoch
Rollenbreite (Design, QA, DevOps)	begrenzt, oft Doppelrollen	gut abgedeckt	vollständig, spezialisiert
Skalierung bei Spitzen	schwierig	begrenzt möglich	gut
Formale Prozesse, Zertifikate, Compliance	selten	zunehmend	Standard
Tempo bei Entscheidungen	sehr schnell	schnell	langsamer (Abstimmungswege)
Bestandsrisiko über Jahre	höher	mittel	geringer

Was für kleine Teams spricht

Der größte Vorteil kleiner Agenturen ist die kurze Leitung. Sie sprechen mit denen, die bauen; Rückfragen werden am selben Tag beantwortet statt im nächsten Jour fixe. Entscheidungen fallen ohne Gremien, und die Inhaberin haftet mit ihrem Namen für das Ergebnis – ein starker Anreiz, ein Projekt nicht scheitern zu lassen.

Dazu kommt: Ein Auftrag über 60.000 € ist für ein Fünf-Personen-Studio ein bedeutender Teil des Jahresumsatzes. Bei einem großen Haus ist derselbe Auftrag eine Randnotiz, die im Zweifel gegen ein größeres Projekt priorisiert wird. Wenn Ihr Budget im unteren fünfstelligen Bereich liegt, bekommen Sie bei einem kleinen Anbieter erfahrungsgemäß deutlich mehr Aufmerksamkeit – und in der Regel auch niedrigere Sätze, weil weniger Overhead finanziert werden muss.

Auch die Kostenstruktur unterscheidet sich: Große Häuser tragen Vertrieb, Verwaltung, Recruiting und Standorte, kleine Teams kaum. Ein Teil der Preisdifferenz zwischen den Größenklassen ist damit strukturell und nicht mit Qualitätsunterschieden zu erklären. Wie sich Sätze insgesamt zusammensetzen, zeigt Stundensätze für Softwareentwicklung.

Was für große Agenturen spricht

Große Häuser kaufen Sie vor allem wegen Belastbarkeit. Fällt jemand aus, übernimmt jemand anderes. Braucht das Projekt kurzfristig eine zweite Entwicklerin oder erstmals jemanden mit Erfahrung in Barrierefreiheit, Lastentests oder einer speziellen Schnittstelle, ist diese Rolle intern vorhanden. Sie kaufen außerdem Prozessreife: dokumentierte Standards, Code-Reviews, Sicherheits- und Datenschutzverfahren, oft mit Zertifikaten belegt.

Das zählt besonders, wenn Ihre Organisation selbst formale Anforderungen stellt – Ausschreibungspflicht, Lieferantenaudits, Konzern-Compliance – oder wenn das Projekt über Jahre laufen und ein Anbieterausfall existenzbedrohend wäre. Auch für parallele Arbeitsstränge (Design, Backend, App, Betrieb gleichzeitig) ist ein größeres Haus in der Regel die pragmatischere Wahl.

Der Mittelbau – oft der beste Kompromiss

Agenturen zwischen etwa 15 und 80 Personen vereinen für viele Vorhaben die Vorteile beider Seiten: Sie haben feste Rollen für Projektleitung und Qualitätssicherung, eine Vertretungsregelung und belastbare Prozesse – aber der Geschäftsführer nimmt noch selbst am Kickoff teil, und ein mittleres Projekt ist wirtschaftlich relevant. Wenn Sie unsicher sind, ist dieser Bereich statistisch der sicherste Startpunkt für die Longlist.

Das Kernrisiko bei kleinen Teams: der Bus-Faktor

Die verletzliche Stelle kleiner Anbieter ist die Abhängigkeit von einzelnen Köpfen. Fällt die eine Person aus, die Ihr System entworfen hat, steht das Projekt – es gibt niemanden mit demselben Kontext. Verschärft wird das durch den Arbeitsmarkt: Laut Bitkom waren zuletzt rund 109.000 IT-Stellen unbesetzt, und 85 % der Unternehmen beklagen einen Mangel an IT-Fachkräften. Kurzfristig Ersatz zu finden, ist für einen kleinen Anbieter entsprechend schwer.

Das Risiko lässt sich vertraglich dämpfen, ohne auf ein kleines Team zu verzichten:

• Code und Zugänge gehören Ihnen: Repository, Server und Dienste laufen auf Ihre Organisation – siehe Quellcode & Nutzungsrechte.
• Dokumentation als Liefergegenstand: Architektur, Setup und Betriebswissen schriftlich, nicht nur im Kopf.
• Gängige Technologien statt Exoten: Was verbreitet ist, kann notfalls jemand anderes übernehmen – siehe Technologie-Stack wählen.
• Mindestens zwei Personen im Projekt: Ein zweiter Kopf mit Kontext ist der wirksamste Schutz überhaupt.

Wie Sie sich generell gegen Abhängigkeit absichern, vertieft Vendor-Lock-in vermeiden und die Agentur wechseln.

Das Kernrisiko bei großen Häusern: Sie bekommen nicht das Team aus dem Pitch

Bei großen Anbietern verkaufen erfahrene Senior-Profile das Projekt – umgesetzt wird es anschließend von einem anderen, oft deutlich jüngeren Team. Das ist keine böse Absicht, sondern die Logik der Auslastungsplanung. Für Sie bedeutet es trotzdem: Die Kompetenz, die Sie im Pitch erlebt haben, sitzt später womöglich nicht mehr am Tisch.

Dagegen hilft nur, es zum Vertragsgegenstand zu machen: Lassen Sie sich die konkreten Personen mit Rolle und Verfügbarkeit benennen, vereinbaren Sie, dass ein Wechsel von Schlüsselrollen angekündigt und mit gleichwertigem Ersatz besetzt wird, und bestehen Sie darauf, das Team vor Vertragsschluss kennenzulernen. Das ist ein klassischer Verhandlungspunkt – welche Hebel Sie dabei haben, steht in Verhandeln mit der Agentur.

Ein zweites Risiko ist die Priorisierung: Kleine Aufträge geraten bei großen Häusern schneller ins Hintertreffen, wenn ein Großkunde eskaliert. Als Faustregel gilt: Ihr Projekt sollte für den Anbieter wirtschaftlich spürbar sein – aber nicht so groß, dass es ihn überfordert.

Wie groß muss die Agentur für mein Projekt sein?

Statt einer pauschalen Empfehlung helfen drei Abgleiche:

• Anteil am Umsatz: Ein Auftrag, der mehr als etwa ein Drittel des Jahresumsatzes eines Anbieters ausmacht, ist für beide Seiten riskant – er bindet alle Kapazitäten und macht den Anbieter von Ihnen abhängig. Umgekehrt sollte Ihr Auftrag nicht in der Wahrnehmungsschwelle verschwinden.
• Zahl der Disziplinen: Zählen Sie, wie viele Rollen gleichzeitig nötig sind. Bei drei oder mehr parallel (etwa Design, Backend, App) wird es für Teams unter zehn Personen eng.
• Laufzeit: Alles über einem Jahr erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Personen wechseln. Je länger die Laufzeit, desto wichtiger sind Vertretung und Dokumentation – und desto eher lohnt ein größerer Anbieter.

Fragen, die Teamgröße prüfbar machen

• „Wie viele Personen sind fest angestellt, wie viele davon Entwicklerinnen und Entwickler?" – trennt echte Kapazität von Netzwerkgröße.
• „Wer arbeitet konkret an meinem Projekt, in welcher Rolle und zu welchem Anteil?" – deckt Doppelrollen und Teilzeit-Zuteilungen auf.
• „Was passiert, wenn diese Person zwei Wochen ausfällt?" – die Antwort zeigt, ob es eine Vertretungsregelung gibt oder nur guten Willen.
• „Wie viele Projekte laufen parallel pro Person?" – drei parallele Projekte je Entwickler bedeuten faktisch Wartezeiten.
• „Wie groß war Ihr größtes und Ihr typisches Projekt im letzten Jahr?" – zeigt, ob Ihr Vorhaben in den gewohnten Rahmen passt.
• „Wer entscheidet, wenn es im Projekt hakt?" – klärt Eskalationswege, die bei großen Häusern länger sind.

Diese Fragen gehören in dasselbe Gespräch wie die Punkte aus Das Erstgespräch mit der Softwareagentur. Sinnvoll ist außerdem, in der Shortlist bewusst unterschiedliche Größenklassen zu mischen – so sehen Sie an den Angeboten, was die Struktur wirklich kostet. Vergleichbar machen Sie die Angebote mit Angebote richtig vergleichen.

Häufige Fragen

Sind große Agenturen automatisch teurer?

In der Tendenz ja, und das ist strukturell begründet: Vertrieb, Verwaltung, Recruiting und Standorte werden über die Stundensätze finanziert. Entscheidend ist aber der Gesamtaufwand, nicht der Satz. Ein eingespieltes größeres Team kann eine Aufgabe in weniger Stunden erledigen als ein kleines, das dieselbe Kompetenz erst aufbauen muss. Vergleichen Sie deshalb Angebotssummen bei gleichem Leistungsumfang, nicht Stundenpreise.

Ist eine kleine Agentur ein Risiko für ein langfristiges Projekt?

Sie ist verletzlicher, aber nicht per se ungeeignet. Das Risiko liegt in der Abhängigkeit von einzelnen Köpfen. Wenn Quellcode, Zugänge und Dokumentation vertraglich bei Ihnen liegen, gängige Technologien eingesetzt werden und mindestens zwei Personen den Projektkontext kennen, ist ein kleines Team auch über Jahre tragfähig.

Woran erkenne ich, ob die genannte Mitarbeiterzahl stimmt?

Gleichen Sie mehrere Quellen ab: Angaben auf der Website, Teamseite mit echten Personen, Auftritt in beruflichen Netzwerken und der Eintrag im Handelsregister bzw. Firmenbuch. Fragen Sie zusätzlich nach der Zahl der fest Angestellten. Deutliche Abweichungen zwischen Selbstdarstellung und nachprüfbaren Quellen sind ein Warnsignal – mehr dazu in Woran Sie eine seriöse Agentur erkennen.

Bekomme ich bei einer großen Agentur wirklich die Leute aus dem Pitch?

Nicht automatisch. Verbreitet ist, dass erfahrene Profile verkaufen und ein anderes Team umsetzt. Lassen Sie sich die konkreten Personen mit Rolle und Verfügbarkeit benennen, vereinbaren Sie eine Ankündigungspflicht für den Wechsel von Schlüsselrollen und lernen Sie das Team vor Vertragsschluss kennen.

Kann eine kleine Agentur ein großes Projekt überhaupt stemmen?

Wenn das Projekt in Phasen zerlegbar ist, oft ja. Ein sinnvoller Weg ist, mit einem klar geschnittenen ersten Abschnitt zu starten und die Zusammenarbeit daran zu prüfen, statt alles auf einmal zu vergeben. Wächst der Bedarf über die Kapazität hinaus, ist der Wechsel oder die Ergänzung um weitere Partner leichter, wenn Rechte und Dokumentation von Anfang an sauber geregelt sind.

Sollte ich Anbieter unterschiedlicher Größe überhaupt vergleichen?

Ja – gerade das ist aufschlussreich. Unterschiedliche Größenklassen kalkulieren denselben Umfang unterschiedlich, und die Abweichungen zeigen Ihnen, welche Leistungen jeweils selbstverständlich eingeplant werden und welche nicht. Achten Sie darauf, allen dasselbe Briefing zu geben, damit die Angebote vergleichbar bleiben.

Weiterführende Ratgeber

So kommen Sie von der Größenfrage zur konkreten Entscheidung:

• Die richtige Agentur auswählen: 8 Kriterien
• Was ist eine Softwareagentur? Definition und Abgrenzung
• Full-Service oder Spezialagentur?
• Verhandeln mit der Agentur: wo wirklich Spielraum ist
• Vendor-Lock-in vermeiden und die Agentur wechseln

Passende Agentur finden: Auf Deine Agenturen filtern Sie geprüfte Anbieter für Softwareentwicklung, Webentwicklung und App-Entwicklung unter anderem nach Teamgröße – und sehen auf einen Blick, ob ein Studio oder ein größeres Haus vor Ihnen steht.